管理部門はいつの間にか多くの業務を抱えているもの。気がついたら部下の残業が慢性化しているケースもあるでしょう。そんな時、上司であるマネージャーにできることは何でしょうか。
まずは業務の棚卸し
管理部門のメンバーは、日々の業務に忙殺され、落ち着いて自身の業務全体を俯瞰する時間が取れないケースもあるでしょう。そこでまずは、すべての業務を洗い出すことから始めることをお勧めします。
負荷の高い仕事から、実務を確認していく
洗い出しが終わると、残業の原因もなんとなく見えてくるはず。続いては工数がかかっている仕事から、実務を確認していきます。
マネージャーは実務担当者ではないので、冷静に実態を把握することができます。結果「なんでこんな作業やっているの？」と思うこともあるでしょうが、もちろんそれは禁句。今のやり方そのものは否定せず、「どうやったら改善できるか」を次のステップで考えていきましょう。
改善策を一緒に考える
ここまできたらあと一息。それぞれの業務のインプット、アウトプットについて詳細を確認していきます。
ルーチン業務はなるべく「思考をせずに」回せるようにし、そのアウトプットの検証に時間を割くべき、というのが私の持論。単純作業に時間を取られてしまうのは、会社としても大きな損失です。部下の業務としっかり向き合い、効率化に向けて併走していきましょう。
